Metodyka Agile – nowoczesne zarządzanie projektem? cz.1

Agile to jeden ze sposobów na zarządzanie projektami w sposób elastyczny i wydajny. Na czym polega, jak go wdrożyć w organizacji i czym różni się od metodologii waterfall?

Klasyczny project management przebiega etapami – od ustalenia wymagań aż do wdrożenia. Ten typ zarządzania (zwany waterfall, liniowym lub kaskadowym) ma sporą wadę – wszystkie istotne efekty widzimy dopiero na końcu. Dzięki metodologii Agile możesz całkowicie przebudować proces decyzyjny oraz twórczy projektu, nad którym pracujesz ty i twoi pracownicy.

Grupa metodyk zwinnych, czyli Agile pojawiła się w 2001 roku, gdy opublikowano tzw. Manifest Agile. Zamieszczono w nim szereg wytycznych, które mają usprawnić proces zarządzania projektami (czyli PM).

Dla uproszczenia tematu w artykule będę się posługiwać określeniami „metodyka” i „metodologia” zamiast „grupa metodyk”.

Cechy charakterystyczne Agile

• Ten typ zarządzania projektem kładzie szczególny nacisk na kontakt z klientem oraz drobne zmiany w planie działania, które mają usprawnić pracę i zapewnić lepszy finalny produkt.
• Zespoły pracujące wg metody Agile skupiają się na szybkim dostarczeniu dobrej jakości wersji produktu, która w kolejnych iteracjach (sprintach) jest ulepszana lub zmieniana zgodnie z aktualnymi wymaganiami klienta.
• Agile opiera się na tzw. sprintach, czyli małych blokach, które obejmują zdefiniowany zakres “rzeczy do zrobienia”.
• Realizacja każdego tego typu elementu, zwanego “feature” przynosi określone pozytywne skutki dla całego projektu.
• Sprinty przydają się szczególnie wtedy, gdy zależy ci na szybkich efektach lub twój projekt przez całą fazę tworzenia ulega zmianom.
• Agile kładzie szczególny nacisk na samodzielność zespołu, który może decydować o przebiegu pracy bez potrzeby uzyskania zgody od kierownictwa.
• Metoda Agile jest użyteczna nie tylko w zarządzaniu IT, ale również w przypadku, gdy w firmie niezbędna jest reorganizacja lub zmiana procesów biznesowych.

Manifest Agile, umieszczony na tej stronie, zawiera bardzo krótkie wyjaśnienie, czym powinno być projektowanie zwinne.

Jego główne cechy to:

• Nacisk na ludzi i interakcje
• Działające oprogramowanie jest ważniejsze, niż rozbudowana dokumentacja
• Współpraca z klientami ponad żmudne negocjacje
• Reagowanie na zmiany zamiast sztywnej realizacji według planu

Autorzy manifestu ogłosili również szereg zasad, którymi powinny się kierować firmy wdrażające metodykę Agile. Są nimi:

1. Zadowolenie klienta dzięki wczesnemu i ciągłemu dostarczaniu cennego oprogramowania.
2. Zmieniające się wymagania są mile widziane, nawet w późnej fazie rozwoju produktu.
3. Dostarczaj działający produkt szybko – w ciągu tygodni, a nie miesięcy
4. Ścisła, codzienna współpraca między ludźmi biznesu a deweloperami
5. Projekty są zbudowane wokół zmotywowanych osób, którym należy ufać
6. Rozmowa twarzą w twarz jest najlepszą formą komunikacji (kolokacja)
7. Oprogramowanie działające jest podstawową miarą postępu
8. Zrównoważony rozwój, zdolny do utrzymania stałego tempa
9. Ciągła dbałość o doskonałość techniczną i dobre wzornictwo
10. Prostota – sztuka maksymalizacji ilości pracy, która nie została wykonana – jest niezbędna
11. Najlepsze architektury, wymagania i projekty pochodzą od samoorganizujących się zespołów
12. Regularnie zespół zastanawia się, jak stać się bardziej skutecznym i odpowiednio się dostosowuje

Agile to ogólne określenie projektowania zwinnego. Istnieją więc jego różne typy.

Najczęściej stosowane to m.in:

• Scrum
• Kanban
• eXtreme Programming (XP)
• Feature Driven Development
• Lean Software Development

Podstawowe, darmowe samouczki najpopularniejszych metodyk – Scrum i Kanban – znajdziesz pod tym linkiem (po ang).

Jeżeli natomiast chcesz odbyć pełen kurs Agile, to zachęcam Cię do wypróbowania za darmo portalu e-learningowego lynda.com i skorzystanie z tej ścieżki kursów.

Najważniejsze różnice

Metodyka liniowa, zwana waterfall opiera się na klasycznym podejściu do zarządzania projektem i ludźmi.

Wyobraź sobie, że Twój zespół ma zbudować pojazd zdolny do przemieszczania ludzi. Zespół opracowuje schemat budowy samochodu, jako maszyny najbardziej wydajnej pod tym kątem.
Działając zgodnie z metodyką liniową najpierw powstałoby całe zawieszenie, następnie kabina kierowcy i pasażerów i dopiero na końcu silnik, skrzynia biegów itd. Na żadnym z etapów poza końcowym twój klient nie byłby w pełni usatysfakcjonowany. Musiałby czekać miesiącami a nawet latami, by wypróbować gotowy produkt.

Metodologia Agile proponuje zupełnie inne podejście do tematu. Zamiast żmudnej pracy nad ideałem kieruje się ideą tzw. MVP (Minimal Viable Product), czyli wypuszczenia na rynek produktu, którego podstawowa wersja jest gotowa do użytku.

W naszym przykładzie zastosowanie metodyki Agile oznaczałoby, że w pierwszej fazie zamiast kół samochodu powstałaby deskorolka, w kolejnej hulajnoga, w następnej rower itd. aż do finalnej wersji – samochodu.
Po każdym sprincie więc użytkownicy dostają produkt, z którego mogą korzystać.

Oba typy metodyk różni również podejście do testowania. Waterfall przewiduje fazę testów dopiero po całym procesie budowania produktu. Agile włącza testowanie do każdej iteracji (sprintu), dzięki czemu zespół może o wiele szybciej wyłapać ewentualne błędy.

Różnice w budowie metodyk Waterfall i Agile

Metoda Waterfall, czyli kaskadowa dzieli się na następujące elementy:

• Wymagania
• Design
• Development
• Testowanie
• Implementacja

Metodologia Agile opiera się na 6 głównych wytycznych:

• Sprinty trwają 4-12 tygodni.
• Nacisk na komunikację międzyludzką, zamiast tworzenia rozbudowanych raportów.
• Zespoły pracują wspólnie lub symuluje się wspólną pracę.
• 100% skupienia na projekcie przez jego założyciela.
• Zmiany w procesie są spodziewane oraz przystosowane.
• Najlepiej, aby w danym zespole było maksymalnie 15 osób.

Podobieństwa

Oba typy metodologii posiadają sporo podobnych elementów, które najważniejsze z nich to:

• Konieczność posiadania wizji, jak powinien zakończyć się projekt.
• Realizowanie uniwersalnie rozumianego cyklu życia projektu.
• Zrozumiałe wymagania odnośnie efektów projektu.
• Używanie planu projektu przez wszystkich członków zespołu.
• Zmotywowany zespół.
• Komunikacja jest bardzo istotna.

Elementy metodyki Agile, czyli cykl życia projektu dzielimy na 6 etapów (powiększ poniższą infografikę, klikając na nią):

1. Wyobrażenie (określenie granic projektu)
2. Spekulacja
3. Eksploracja
4. Adaptacja
5. (ewentualny)Powrót do spekulacji
6. Zamknięcie

Wyobrażenie (envision)

Uruchamiając nowy projekt zgodny z metodologią Agile, musisz odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

1. Co chcemy zbudować?
2. Kto powinien należeć do zespołu?
3. Jakie normy i wartości chcemy przyjąć?

Wszystkie wnioski należy spisać w formie dokumentu (1-3 strony), który będzie zawierał:

1. Zakres działań.
   • podsumowanie wizji projektu
   • docelowy klient
   • kluczowe cechy projektu
2. Cele projektu.
3. Czas trwania projektu.
4. Estymacja kosztu zaangażowania pracowników w projekt.
5. Ograniczenia utrudniające zrealizowanie projektu (np. środowiskowe, polityczne, bezpieczeństwa, ekonomiczne, techniczne, wynikające z harmonogramu lub osób w zespole).
6. Priorytetyzacja zakresu pracy, ludzi, jakości, harmonogramu lub innych zasobów. Np. jeśli harmonogram jest napięty, to prawdopodobnie będziemy musieli elastycznie podejść do jakości finalnego produktu lub też dostępnych zasobów ludzkich.
7. Zdefiniowanie interesariuszy.
   • obowiązki założyciela projektu
   • obowiązki project managera
8. Narzędzia wspomagające pracę zespołu, które powinny zawierać:
   • śledzenie i raportowanie statusu projektu
   • ułatwienie wspólnej realizacji projektu
   • przekazywanie informacji członkom projektu
9. Normy i zasady obowiązujące w zespole, takie jak np.:
   • aktywnie słuchaj innych członków zespołu
   • atakuj problem a nie osobę
   • skup się tylko na tym sprincie oraz cesze produktu
   • najpierw staraj się zrozumieć zagadnienie
   • gdy zauważysz problem, staraj się zasugerować rozwiązanie
   • bądź zaangażowany w codzienne spotkania zespołu

Spisany dokument klient powinien zaopiniować, zaakceptować lub nanieść pożądane zmiany.

Spekulacja

Każdy projekt realizowany metodologią Agile powinien opierać się na planowaniu.

Najważniejsze elementy tego etapu wdrożenia projektu to:

1. Plan dostarczenia określonych, ważnych (dla klienta) elementów projektu (features)
2. Estymacja kosztów każdego elementu.
3. Zagrożenia, które mogą utrudnić realizację każdego elementu.

Jeśli ten etap to już kolejna iteracja projektu (czyli pracujecie nad kolejną cechą w kolejnym sprincie), oprócz nowych cech produktu, musicie rozważyć także:

• Pomysły pozostawione “na zapas”.
• Zaległości z poprzednich sprintów.

Pod koniec etapu spekulacji pogrupujcie wszystkie pożądane cechy oraz ustalcie priorytet wykonania każdego bloku funkcjonalności.

Średnio proces spekulacji powinien trwać około ⅛ czasu potrzebnego na przeprowadzenie jednej iteracji (sprintu).

Oczywiście jeśli jest to pierwsza iteracja, proces może potrwać dłużej, gdyż trzeba przeprowadzić analizy ryzyka i kosztów każdej funkcjonalności, którą chcemy się zająć w sprintach.

Czym dokładnie jest feature (cecha/funkcjonalność)?

Jest to określony element całości danego produktu, który jest pożądany dla klienta oraz opiera się na zasadzie akcja-rezultat.

Przykłady cech: wyświetlenie danych adresowych kupującego na fakturze, śledzenie postępów kursanta w webinarze, obliczanie podatku za zamówione produkty.

Eksploracja

Trzeci etap budowania każdego bloku składającego się na finalny projekt polega na budowie produktu.

Podczas eksploracji ważne są następujące elementy:

1. Codzienne spotkania zespołu.
2. Szczere omawianie funkcji, wchodzących w skład każdego elementu projektu. Tego rodzaju recenzje wynikają z częstych spotkań osób odpowiedzialnych za biznesowy rozwój produktu z zespołem odpowiedzialnym za technikalia. Ważną rolę w tym procesie odgrywa testowanie danego elementu.
3. Każde spotkanie trwa 15-30 minut.
4. Każdy członek zespołu omawia, co osiągnął wczoraj, co pragnie osiągnąć dzisiaj oraz opowiada, w jakim zagadnieniu potrzebuje pomocy.
5. Codzienne spotkania nie służą rozwiązywaniu problemów – powinny zostać zauważone i następnego dnia postęp z ich rozwiązania powinien być przekazany grupie.
6. Rolą project managera na takim spotkaniu jest przysłuchiwanie się dyskusji, wyłapywanie problemów i usuwanie ich “sprzed nóg” członków zespołu.
   • Oprócz tego project manager powinien się upewniać, że zagrożenia w miarę upływu czasu się zmniejszają.
   • Powinien także poinformować kluczowe osoby w firmie po spotkaniu o postępach prac. Project manager powinien chronić i wzmacniać produktywność zespołu.
7. Postępy w pracach nad poszczególnymi funkcjonalnościami powinny zostać zwizualizowane na tablicy umieszczonej w pokoju zespołu, aby każdy jego członek widział, na jakim są etapie.
8. Jako project manager musisz pilnować harmonogramu prac i korygować go, jeśli funkcjonalności nie zostaną opracowane o czasie.

Przykładowo, jeśli planujesz, aby przebywanie w fazie eksploracji trwało 7 tygodni a funkcjonalności nie udało się opracować, zakończ fazę i przekaż informacje o niepowodzeniu do osób kluczowych w firmie.

Faza adaptacji służy właśnie temu, aby zrewidować plany i wyciągnąć wnioski wynikające z postępu prac. Upewnij się, że każdy z członków zespołu rozumie nabytą wiedzę z tego etapu.

Adaptacja

Dużą zaletą metodologii Agile jest to, że członkowie zespołu regularnie otrzymują informację zwrotną na temat postępu prac.

Etap adaptacji jeszcze bardziej wspomaga tę potrzebę.

Składa się z kilkunastu ważnych elementów:

1. Finalna ocena danej funkcji razem z klientem.
2. Udokumentowane spotkanie członków zespołu, podczas którego sami oceniają wyniki swojej pracy.
3. Co udało się opracować.
4. Porównanie postępu prac do planu.
5. Dyskusja, co nie działa.
6. Akceptowanie ewentualnych zmian.
7. Burza mózgów podczas której omawiane są pomysły na rozwiązanie problemów, które pojawiły się w poprzedniej fazie.
8. Dodawanie lub usuwanie funkcjonalności.
9. Dostosowanie wymagań do funkcjonalności.
10. Zmiana priorytetów poszczególnych funkcjonalności.
11. Ewentualna zmiana harmonogramu spotkań, aby zmaksymalizować efektywność.
12. Zmiana członków zespołu w oparciu o ich efektywność, zapotrzebowanie i dostępność.
13. Aktualizacja spisu zagrożeń projektu.
14. Modyfikacja lub usunięcie nieefektywnych procesów.
15. Dodawanie procesów, o ile są niezbędne do postępu prac nad projektem.
16. Powiadomienie osób decyzyjnych o ewentualnych zmianach oraz o powodach modyfikacji.
17. Celebracja udanego wdrożenia funkcjonalności z poprzednich sprintów.
18. Kontrola morale zespołu – sprawdzenie, czy zespół jest gotowy na kolejny sprint.
19. W przypadku dłuższych projektów, dobrym pomysłem będzie danie urlopu członkom zespołu na czas trwania całego sprintu lub pozwolenie im, aby zajęli się innymi obowiązkami.

Po zakończeniu procesu Adaptacji, następuje faza Spekulacji w kolejnym sprincie lub faza Zamknięcia, jeśli wszystkie funkcjonalności zostały opracowane.

Cztery powyższe etapy powtarzają się w przypadku każdego elementu, który musi zostać wdrożony, aby projekt dobiegł końca.

Zamknięcie

Etap zamknięcia następuje w momencie, gdy wszystkie funkcje produktu zostały wytworzone w określonym sprincie lub skończyły się pieniądze na dalsze prace w danym zakresie.

Składa się z takich elementów jak:

1. Upewnienie się, czy płatności za projekt dotarły.
2. Uzgadnianie kwestii finansowych.
3. Przydzielenie członków zespołu do innych zadań.
4. Przedstawienie ogólnego podsumowania projektu.
5. Upewnienie się, że benefity wynikające z wdrożenia projektu zostały osiągnięte.

Grupa metodyk Agile jest obecna w świadomości project managerów od 2001 roku. Dopiero kilka lat temu uwagę na zwinny typ zarządzania zwróciły firmy, które nie zajmują się wytwarzaniem oprogramowania.

Okazało się bowiem, że równie skutecznie można wdrożyć go pracę wytwórczą takich branż jak produkcja, medycyna, czy przemysł.

Dowiedziałeś się, z jakich elementów powinny składać się sprinty oraz czym różni się Agile od tradycyjnego Waterfall.

W kolejnym i ostatnim artykule z tej serii poznasz wady i zalety zwinnego zarządzania projektami oraz dowiesz się, jak usprawnić proces adaptacji go w twoim zespole.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Przeczytaj część drugą mojego poradnika Agile.